Walaupun kami tidak dapat mengenal pasti semua butir-butir yang perlu difikirkan semasa merancangkan satu acara untuk syarikat, kerana kebanyakannya bergantung kepada jenis acara yang anda akan mengadakan.
Sebagai sebuah syarikat perancangan acara yang berpengalaman di Malaysia, kami boleh mencadangkan beberapa amalan terbaik yang penting untuk diikuti bagi sebarang acara. Kami harap tips berikut boleh memberi titik permulaan untuk perancangan acara anda.
1. Menetapkan Matlamat dan Objektif Untuk Acara Anda
Langkah pertama ialah mewujudkan matlamat dan objektif yang ketara. Anda perlu tahu mengapa anda menganjurkan acara ini dan apa yang anda harapkan untuk mencapai?
Menetapkan matlamat dengan metrik kejayaan yang boleh diukur akan memudahkan pasukan anda memastikan bahawa anda mencapai matlamat anda.
2. Membentukkan Satu Pasukan
Sebarang acara memerlukan usaha pasukan yang bersepadu untuk mengendalikan semua butiran. Pertimbangkan untuk mengenal pasti satu Pengurus Acara utama atau Pengerusi Acara serta Pengerusi individu untuk subcommittees.
Menetapkan peranan individu kepada ahli pasukan mewujudkan sistem akauntabiliti, serta mengelakkan sebarang tugas diabaikan tanpa diurus dengan baik.
3. Keluarkan Satu Bajet Belanjawan Untuk Acara
Belanjawan anda harus memasukkan anggaran untuk semua item utama yang dikenal pasti pada Pelan Induk bagi acara anda. Jangan lupa untuk memasukkan sebarang kos perjalanan atau penginapan untuk pembesar suara, penyampai, dll.
4. Buat Rancangan Publisiti
Walaupun dengan pembicara atau hiburan yang paling hebat, anda memerlukan publisiti untuk mendapatkan orang menghadiri acara anda. Promosi acara bermula dengan notis awal atau halaman di laman web anda, ambil perhatian dalam surat berita atau e-mel anda untuk merakam tarikh, dan kemudian memasukkan publisiti dalam talian dan luar talian.
Hubungan media dan jangkauan yang berterusan untuk menggalakkan pendaftaran. Lepas tu, anda kena lengkapkan pelan anda selepas penamatan acara dengan mengucap terima kasih kepada para peserta, pengakuan penaja dan artikel mengenai mesej utama acara atau kejayaan penggalangan dana.
5. Pemasaran Acara Adalah Penting
Dapatkan logistik dengan pantas secepat mungkin yang anda boleh tumpukan untuk menghabiskan masa dalam perancangan untuk memasarkan acara tersebut.
Pada akhirnya, kejayaan acara ini akan datang daripada mempunyai pemasaran baik dengan acara ini dapat tersebar dengan berkesan kepada sebanyak mungkin orang. Ini harus menjadi fokus utama bagi kebanyakan orang yang merancang sesuatu acara.
6. Menubuhkan Perkongsian & Penaja
Kenal pasti rakan kongsi korporat dan organisasi masyarakat yang dapat memberi bantuan kepada anda untuk membuat langkah-langkah progresif dalam merancang sesuatu acara.
Fikirkan setiap penyelesaian yang boleh dibayangkan: dari sewa tempat sampai ke membantu secara sukarela. Juga, jangan lupa untuk mengenal pasti bagaimana penaja anda boleh mendapat manfaat daripada menyokong anda untuk melibat dalam acara.
7. Ketahui Kumpulan Sasaran dan Khalayak
Sangat penting untuk anda memahami siapa yang akan menjadi penonton sasaran. Malah pemilihan tempat terbaik mungkin boleh jadi salah juga jika tidak bersetuju dengan peserta anda. Pertemuan korporat boleh diklasifikasikan secara meluas sebagai latihan bertemu, bertemu rangkaian atau sekadar acara promosi.
Memahami keperluan dan keutamaan penonton dan sifat acara anda akan membantu anda dalam setiap langkah perancangan dari seminar berpindah ke teknologi yang berkaitan.
8. Pilih Tarikh Yang Sesuai
Luangkan masa dengan kalendar anda apabila anda merancangkan sesuatu acara. Pastikan anda tahu bagaimana ia akan sesuai dengan cuti sekolah, cuti umum dan kejadian tempatan yang lain.
Anda tidak mahu menjadualkan sesuatu acara dan kemudian baru tahu ia adalah bertentangan dengan sesuatu acara yang serupa di tempat lain. Sekiranya anda memilih untuk mengadakan satu acara pada hari raya di mana ramai orang akan balik ke kampung mereka masing-masing, maka ini mungkin akan menjadikan cuma sikit orang yang akan dapat hadir ke acara anda.
Untuk mengelakkan mengadakan satu acara pada masa yang tidak sesuai, anda perlu merancangkan tarikh anda untuk memaksimumkan ketersediaan khalayak sasaran anda.
9. Pilih Tempat Yang Sesuai
Terdapat banyak isu yang terlibat dalam mencari tempat yang sesuai untuk acara anda. Adakah tempat yang anda pilih itu mempunyai orang yang ramai? Bolehkah anda membuat perubahan yang diperlukan untuk acara anda seperti pementasan, pencahayaan dan sebagainya.
Adakah tempat itu mudah dicari dan mudah dikunjungi dengan pengangkutan awam dan terdapat tempat letak kereta yang mencukupi? Apakah kesan yang akan berlaku kepada tempat yang anda mengadakan acara itu? Banyak isu yang perlu anda ambil dalam pertimbangan semasa pilih tempat yang sesuai.
10. Pilih Acara Yang Orang Minat Nak Hadir
Anda tidak mahu orang datang ke acara anda hanya kerana mereka menyokong dan “beri muka” kepada anda saja. Anda mahu mereka datang kerana mereka berminat dengan apa yang ada di acara ini.
Anda mahu semua pelawat yang datang adalah kerana peristiwa itu sangat menarik dan mereka suka dengan acara yang anda rancangkan itu. Sama ada acara konsert atau pengajaran, penceramah atau produksi drama, pastikan kandungan itu akan menarik minat orang yang anda harapkan untuk berada di sana.
Baca juga: