Terlampau Banyak Kerja Dalam Satu Masa
Overwhelming. Apabila kita merasakan terlampau banyak perkara yang perlu kita lakukan dalam sesuatu masa, kita akan mudah hilang fokus. Pemikiran kita tidak dapat memberi perhatian sepenuhnya terhadap kesemua tugasan yang kita rasa kita kena buat.
Kesan kepada hilang tumpuan ini ialah menurunnya prestasi sebenar kita. Mungkin, setelah berhempas pulas, kesemua perkara itu mampu diselesaikan, tapi hasilnya sangat di bawah paras memuaskan. Puncanya? kerana, kononnya, terlampau banyak benda yang perlu kita hadapi serentak.
Kesan kedua ialah tekanan dari segi emosi dan fizikal. Stress. Panik, Kepenatan. Dalam keadaan diri yang menghadapi tekanan-tekanan ini, kita lebih cenderung untuk melakukan kesilapan-kesliapan yang biasanya dapat kita elakkan dalam keadaan yang biasa.
ANALOGI: Bayangkan kita memandu kereta. Semasa memandu kita merasakan terlampau banyak perkara yang perlu kita lakukan. Mendengar berita radio, bercakap di telefon. Makan kuaci sambil menghisap rokok, Minum minuman tenaga untuk menyegarkan pemanduan. Sambil itu kita perlu pula dengar isteri membebel dan anak menagis.
Adakah ia sesuatu yang menyeronokkan?
CADANGAN PENYELESAIAN: Kita perlu menetukan keutamaan. Senaraikan semua perkara, sama ada secara fizikal atau di dalam kepala, dan asingkan semua yang boleh ditangguhkan.
- Mungkin kita tidak terlalu lapar sehingga kita kena mengunyah semasa memandu.
- Kalau lapar dan penat, bukankah lebih baik kita tangguhkan pemanduan (berhenti) untuk makan dan minum minuman energy bosster?
- Panggilan telefon mungkin tidak perlu dijawab, atau mungkin perlu dijawab sejeap sahaja dan aktakan kita akan telefon balik.
- Radio yang terlampau menggangu mungkin boleh dimatikan.
- Isteri yang membebel? Tak boleh dimatikan, tapi boleh dipujuk untuk berbincang di lain masa.
- Anak yang meragam? Mungkin boleh berhenti di tepi untuk menyalin lampin, membuat susu atau sebagainya.
Kita boleh lihat di atas, tumpuan utama kita ialah pemanduan. Saya namakan keutamaan. Dalam kebanyakan perkara kita perlu ketepikan yang remeh untuk memberi perhatian kepada pemanduan. Saya namakan sampingan. Ada beberapa perkara yang memerlukan kita untuk menangguhkan fokus utama kita tadi (pemanduan). Saya namakan halangan.
Sesetengah perkara memerlukan perhatian segera untuk ditangani terlebih dahulu sebelum kita boleh kembali kepada memberi tumpuan kepada tugas utama tadi. Kaitkan analogi ini dengan masalah terlampau banyak kerja tadi. Kenalpasti keutamaan, sampingan dan halangan.
Mudah Dilencongkan
Lumrah manusia, mudah lalai. Kita hilang tumpuan asal kerana ‘terlupa’ perkara asal yang perlu kita buat dan senang tertarik kepada perkara baharu. Kebanyakan masa perkara baharu itu tidak penting. Ia hanya sekadar gangguan.
Pernahkah anda online untuk mencari maklumat, panduan dan tips untuk temuduga yang akan dihadapi minggu hadapan, tapi akhirnya anda belajar resepi baharu bawal goreng tiga rasa.
Walaupun pada awalnya kita tahu keutamaan kita, dalam melaksanakannya, kita tertipu dengan diri sendiri yang mengatakan ada perkara lain yang perlu didahulukan. Bagi mengelakkan perkara ini, sentiasa ingatkan diri kepada tujuan asal kita.
Mungkin satu poster di tempat kerja boleh membantu. Mungkin sticky note di desktop boleh membantu. Atau anda perlukan alarm yang berbunyi setiap jam? Terpulang kepada individu. Tetapi ransangan visual atau fizikal ini dapat membantu kita mengingati fokus utama kita.
Salah satu sebab lain kita mudah dilencongkan ialah kerana kita tidak merasakan tugasan utama itu penting. Kita gagal melihat kesan sekiranya kita gagal melaksanakannya. If failure is not an option, kita akan bermati-matian mencapainya.
ANALOGI: Bayangkan kita memandu kereta. Tujuan kita memandu pada kali ini ialah untuk ke rumah seorang sahabat. Tapi jauh di dalam hati kita, kita merasakan pergi ke rumah sahabat ini tidak penting. Mungkin kita terpaksa melakukannya kerana terpaksa, diminta atau sebagainya.
Kita akan mudah terlencong. Lihat satu kedai menarik, kita singgah, lihat stesen minyak, kita singgah, lihat kedai aksesori kereta kita berhenti. Bayangkan pula kita pergi ke rumah sahabat ini kerana kita dapat berita dia sedang nazak. Kemungkinan besar rasa ingin terkencingpun kita akan tahan asalkan kita akan dapat sampai dengan cepat.
CADANGAN PENYELESAIAN: Kita perlu menetukan kenapa kita lakukan sesuatu dan kepentingan dari perkara yang kita lakukan. Dengan mengetahu kedua-dua perkara ini, kita akan berusaha untuk terus kekal memberi tumpuan kepada tugasan utama kita. Ransangan visual, fizikal dan audio yang sistematik boleh membantu. Ada kalanya kita perlu brainwash diri sendiri.
Tiada Pemantauan – Check and Balance
Kalau kita sebagai boss, kehilangan fokus anak buah merupakan salah satu kegagalan kita. Kerana gagal memberi motivasi kita gagal membuatkan anak buah merasa tugasan mereka penting. Kerana gagal membuat pemantauan, kita gagal menegur anak buah dari melakukan perkara yang menggangu tugasan utama mereka.
Kita ialah boss kepada diri sendiri. Kegagalan kita memberi tumpuan kepada benda-benda utama yang perlu kita lakukan ialah keranan kekurangan check and balance dalam diri sendiri. Dari masa ke semasa berikan peringatan kepada diri sendiri dengan soalan – soalan mudah ini;
- Apa yang perlu disiapkan?
- Bila perlu disiapkan?
- Bagaimana perlu disiapkan?
- Kenapa perlu disiapakan?
- Siapa perlu siapkan?
APA YANG PERLU DISIAPKAN?: Ini ialah penetapan matlamat oleh kita. bertanya soalan ini berulang kali akan menyemak sama ada diri kita berada dalam landasan untuk mencapai matlamat itu.
BILA PERLU DISIAPKAN?: Soalan ini menentukan tempoh masa (timeframe) untuk kita mencapai matlamat. Bertanya soalan ini dengan kerap akan mengingatkan kita tentang dateline tugasan kita.
BAGAIMANA PERLU DISIAPKAN?: Lebih kepada SOP ataupun kehendak dan objektif tugasan. Macam mana nak capai objektif tu. Berapa banyak kita dah buat dan berapa banyak lagi kita perlu buat.
KENAPA PERLU DISIAPKAN?: Soalan ini menerangkan liabiliti dan siapakah steholder kepada tugasan kita. Bahasa mudahnya, kalau tak siap, apa kesannya dan kepada siapa kesannya. Siapa yang akan mengamuk?
SIAPA PERLU SIAPAN?: Anda. Tiada orang lain. Jangan alihkan tanggungjawab kepada orang lain. Jawapannya hanya satu dan simple; ANDA.
Baca juga: